Wie organisiert man die allererste Konferenz so effizient, dass sie ein voller Erfolg wird? Diese Frage stellten sich Lucas Kunzelmann und Leon Can Cakmak, die beiden treibenden Kräfte hinter der YoungFoundersConference. Ihr Ziel: Die erste große Konferenz speziell für junge Gründer*innen in Deutschland ins Leben zu rufen – ein Event, das sich an Vorbilder wie die OMR oder Bits & Pretzels anlehnt, jedoch auf die Bedürfnisse der Junggründenden zugeschnitten ist. Mit über 1.000 Mitgliedern im Young Founders Network, dem aktuell am schnellsten wachsenden Verein für Gründungsinteressierte in Deutschland, war die Grundlage geschaffen. Doch die Herausforderung war klar: Ein strukturierter Ansatz musste her, um die Planung und Organisation zu einem Erfolg zu machen.

AmpOne trat mit der Aufgabe an, einen zentralisierten Notion-Workspace zu schaffen, der sowohl intern als auch extern eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht und die Organisation von A bis Z abdeckt.

Der Aufbau einer großen Konferenz erfordert eine Vielzahl an Aufgaben und Absprachen

Von der Koordination interner Teams bis zur Integration externer Partner, wie Startups, Unternehmen, Ausstellern und Speakern, gibt es unzählige Details zu beachten. Die Kernprobleme, die Lucas und Leon uns schilderten, waren:

1. Zentrale Datenspeicherung: Es musste ein System her, in dem alle relevanten Informationen - von Programmpunkten bis zu Teilnehmerdaten - gesammelt und leicht zugänglich.

2. Effiziente Teamkoordination: Aufgaben sollten klar verteilt und Arbeitsbereiche der einzelnen Mitglieder abgetrennt werden, ohne dabei die Übersicht zu verlieren.

3. Einfache Bedienbarkeit: Der Workspace musste auch für Teammitglieder ohne Erfahrung mit Notion einfach und intuitiv nutzbar sein.

4. Automatisierung und Integration: Um den Organisationsaufwand zu minimieren, wären automatisierte Prozesse zur Verwaltung von Anmeldungen, Raumplanung und Dokumentfreigabe ideal.

Die Herausforderung bestand darin, all diese Anforderungen in einem Workspace zu vereinen, der gleichzeitig flexibel und leistungsstark ist.

Ein individuell gestalteter Notion-Workspace

Der Ansatz von AmpOne

Unser erster Schritt war, die Bedürfnisse der YoungFoundersConference herunterzubrechen und die wichtigsten Funktionen zu definieren. So entstand ein zentralisierter Notion-Workspace mit einem klaren Fokus auf Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.

Das Herzstück: Ein zentralisiertes "Superskript"

Der Kern des Workspaces war ein zentrales "Superskript", das als Herz und Seele der Organisation dient. Hier laufen alle Informationen zusammen – von Speaker-Listen über Raumpläne bis hin zu Zeitplänen. Dank eines Formularsystems können externe Partner wie Startups, Unternehmen, Aussteller oder Speaker ihre Daten direkt eingeben. Diese Informationen werden automatisch organisiert und in entsprechende Slots und Räume eingebucht.

Verbesserte Teamkoordination

Ein weiterer Schlüssel war die Einrichtung individueller Workspaces für jedes Teammitglied. Diese bieten:

• Zugriffsrechte auf Basis von Rollen: Teammitglieder sehen nur die Aufgaben, die ihnen zugeordnet wurden, während Administratoren den Überblick über alle Bereiche behalten.

• Aufgabenmanagement: Projekte und To-Dos werden zentral geplant und den jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet.

• Freigabeprozesse: Dokumente können gezielt freigegeben werden, um einen sicheren und kontrollierten Zugriff zu gewährleisten.

Automatisierung der Abläufe

Zusätzlich haben wir eine Reihe von Automatisierungen implementiert, um wiederkehrende Aufgaben zu erleichtern:

• Formularintegration: Externe Anfragen fließen direkt in den Workspace ein.

• Automatische Benachrichtigungen: Teammitglieder werden über neue Aufgaben oder Änderungen in Echtzeit informiert.

• Zeit- und Raumplanung: Die Buchung von Slots und Räumen erfolgt nahtlos innerhalb des Systems.

Eine intuitive Oberfläche für alle

Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass der Workspace auch für Notion-Neulinge leicht verständlich ist. Durch eine übersichtliche Struktur und klare Navigationspunkte ist der Workspace intuitiv bedienbar – selbst für Teammitglieder oder externe Partner, die noch nie mit Notion gearbeitet haben.

Ein Notion-Workspace für die gesamte Organisation

• Effizienzsteigerung: Aufgaben, die zuvor Stunden dauerten, konnten nun innerhalb weniger Minuten erledigt werden.

• Zentrale Datenbasis: Alle Informationen sind an einem Ort gebündelt und leicht zugänglich.

• Zeitersparnis: Dank der Automatisierungen konnten sich Lucas und Leon mehr auf die Umsetzung konzentrieren, statt Zeit mit organisatorischen Details zu verlieren.

• Teamproduktivitat: Das individualisierte Aufgabenmanagement hat die Produktivität des gesamten Teams gesteigert.

Eine stabile, organisatorische Basis

Der Workspace kann nun problemlos erweitert werden, um zukünftige Events oder Initiativen des Young Founders Network zu unterstützen. Zudem bietet die strukturierte Planung die Möglichkeit, das Event jedes Jahr zu wiederholen und dabei immer weiter zu optimieren.

Lucas und Leon können sich nun voll auf die Umsetzung ihrer Vision konzentrieren: Junge Gründer*innen in Deutschland zu vernetzen, zu inspirieren und zu fördern. Wir freuen uns darauf, die Erfolgsgeschichte der YoungFoundersConference weiter zu verfolgen und sind stolz darauf, Teil dieses spannenden Projekts gewesen zu sein.