Ben Hummitzsch, Inhaber von MediaEcke, ist als soloselbstständiger Social-Media-Berater und Content-Creator spezialisiert auf die grüne Branche. Er bietet individuelle Beratung, Profilanalysen und Grafikerstellung, insbesondere für Instagram. Trotz seiner umfassenden Erfahrung fehlte ihm eine strukturierte Möglichkeit, seine vielfältigen Projekte, Kundenkontakte und Content-Strategien effizient zu verwalten. Zwar nutzte er Notion bereits als Notiz-App, doch schöpfte er dessen Potenzial nicht aus. Hier kam AmpOne ins Spiel, um mit einem maßgeschneiderten Notion-Workspace seinen Arbeitsalltag nachhaltig zu optimieren.

Notion als Notiz-App?!

Die größte Herausforderung bestand darin, Ben’s vielseitige Arbeitsweise in eine übersichtliche Struktur zu überführen. Als Solo-Selbstständiger hatte er zahlreiche unterschiedliche Anforderungen:

• Kundenmanagement (CRM): Erfassung und Verwaltung von Leads, Angeboten und Kundeninformationen.

• Projekt- und Aufgabenmanagement: Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben – auch für seine Hilfskräfte.

• Content-Planung: Strukturierte Erstellung und Verwaltung von Social-Media-Inhalten.

• Meeting-Notizen: Zentralisierte Dokumentation von Kundengesprächen und Event-Notizen.

• Finanzen & KPIs: Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Performance-Metriken.

Da Ben Notion bereits kannte, musste der neue Workspace so gestaltet sein, dass er leicht nutzbar ist, aber gleichzeitig seinen komplexen Workflow optimal abbildet.

alle relevanten Arbeitsbereiche effizient gebündelt

1. CRM & Angebotsmanagement

• Ein vollwertiges CRM-System wurde integriert, das von der Lead-Erfassung bis hin zur Angebotserstellung reicht.

• Eine Produktportfolio-Seite hilft, Angebote schnell zusammenzustellen.

• Automatische Follow-up-Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Anfrage verloren geht.

2. Projekt- & Aufgabenmanagement

• Ein Projektmanagement-Board organisiert alle Kundenprojekte.

• Aufgaben-Delegation an Hilfskräfte – mit gezielten Zugriffsrechten, sodass jeder nur relevante Aufgaben sieht.

• Statusübersicht für schnelle Fortschrittskontrolle.

3. Content- & Redaktionsplanung

• Ein Redaktionsplan für Instagram hilft bei der strategischen Content-Erstellung.

• Eine Content-Bibliothek sammelt alle bisherigen und geplanten Inhalte.

• Ein Inspirations-Ordner ermöglicht das schnelle Festhalten von Ideen.

• Automatisierte Hashtag-Vorschläge und Post-Vorlagen erleichtern die tägliche Content-Produktion.

4. Meeting-Notizen & Event-Dokumentation

• Eine zentrale Notiz-Datenbank für Kundengespräche, Feedback-Calls und Events.

• Integrierte Vorlagen für strukturierte Notizen.

• Direkt verknüpfbar mit Kundendaten im CRM.

5. Finanzen & KPI-Dashboard

• Ein minimalistischer Finanztracker zur Verwaltung von Budgets, Einnahmen und Ausgaben.

• Ein Sales-KPI-Dashboard zur Messung von Leads, Konversionsraten und Umsatzentwicklungen.

• Ein Marketing-Dashboard mit Insights zu Follower-Wachstum, Engagement und Impressionen.

• Automatische tägliche Aktualisierung wichtiger KPIs.

Implementierung von Notion führte zu signifikanten Verbesserungen

• Mehr Effizienz: Durch die strukturierte Arbeitsweise spart Ben täglich bis zu 3 Stunden.

• Bessere Kundenorganisation: Das neue CRM sorgt für eine übersichtliche Verwaltung von Kunden und Projekten.

• Optimierte Content-Erstellung: Dank des Redaktionsplans und der Content-Bibliothek kann Ben seine Social-Media-Aktivitäten gezielter steuern.

• Finanz- und KPI-Transparenz: Durch das KPI-Dashboard kann Ben seine Geschäftszahlen erstmals auf einen Blick erfassen.

In der nächsten Phase sind weitere Automatisierungen geplant

• Automatische Rechnungserstellung durch die Integration mit Google Drive.

• Angebotsautomatisierung, basierend auf CRM-Daten.